Продуктивность удаленных команд: как правильно организовать рабочее пространство

17 декабря 2024 621

Дистанционный формат работы практикуется почти в 60% компаний в России. Для работодателей важно не только организовать «хоум-офисы», но и настроить рабочие процессы максимально эффективно.

Но что нужно изменить в организации труда и какие инструменты помогут сделать работу с удаленными сотрудниками более продуктивной и безопасной? В этой статье мы расскажем, как правильно организовать удаленную работу, оптимизировать процессы и какие инструменты использовать для повышения эффективности команды.

Советы по организации удаленной работы

Удаленный формат работы не понизит эффективность сотрудников, если правильно использовать инструменты для взаимодействия и управления процессами. Важно не только обеспечить сотрудников необходимыми ресурсами, но и правильно настроить рабочие процессы.

  1. Четкая структура и планирование. Важно с самого начала определить рабочие процессы, установить четкие цели и задачи для команды и сотрудников. Распределение задач, контроль сроков и соблюдение приоритетов должны быть обязательными.

  2. Налаженная коммуникация. В удаленной работе особенно важна связь внутри команды. Важно выбрать такие инструменты для общения, которые позволят не только проводить запланированные встречи, но и оперативно решать возникающие вопросы.

  3. Безопасность данных. Удаленный формат требует особого внимания к защите корпоративной информации. Обеспечение безопасности данных и доступов исключит их утечку.

Важно помнить,  что не всегда необходимо внедрять сложные и дорогостоящие инфраструктурные решения для работы с удаленными командами. Даже базовые программы могут значительно улучшить рабочие процессы, сэкономив время и деньги компании.

Инструменты для связи: Видеоконференции и чаты

Коммуникация — основа удаленной работы. Без оперативной и удобной связи невозможно организовать полноценную рабочую атмосферу на удаленке. Важно не только поддерживать связь, но и качественно ее организовать.

TrueConf, МТС Линк, ВКурсе — решения для коммуникаций, они помогут наладить взаимодействие между сотрудниками и клиентами. Инструменты предоставляют гибкость настройки, высокое качество связи и возможность интеграции с корпоративными системами. Коллеги могут не только общаться, но и отслеживать эффективность встреч, проводить обучениеи вебинары.

Эти решения подходят для малого и среднего бизнеса, а также крупных компаний, которые ищут простые, масштабируемые и надежные инструменты для связи.

Управление проектами: контроль задач и сроков

Для успешной работы команды важно не только распределить задачи, но и обеспечить прозрачность всех процессов — кто что делает, до какого срока и в каком статусе находится проект.

Битрикс24объединят всё в одном месте: задачи, CRM, отчеты, рассылки, чат, хранилище документов и даже помощник на основе ИИ. Платформа подходит как для малого бизнеса, так и для крупных корпораций.

EvaProject делает акцент на гибкости планирования. Она поддерживает автоматическую миграцию данных из Jira и помогает организовать процессы даже при сложной иерархии задач.

Продажа таких продуктов дает возможность предоставить клиентам простые, но эффективные инструменты для планирования и мониторинга.Решения легко адаптируются под любые нужды и позволяют работать из любой точки мира.

Подробнее о продуктах читайте в наших статьях:

Работа с документами: совместный доступ и редактирование

Документы и файлы часто проходят через несколько человек, и важно обеспечить возможность совместного редактирования, безопасного хранения информации и сократить потерю времени на пересылку файлов.

Офисный пакет P7-Офис поддерживает редактирование документов в режиме реального времени,  что позволяет команде совместно работать над проектами и оперативно вносить изменения в документы. Это решение позволит предложить клиентам удобный и безопасный инструмент для совместной работы, который не требует больших затрат на внедрение.

МойОфис ориентирован на организации, которые нуждаются в высоком уровне безопасности данных. Решение предоставляет полный контроль над файлами,  что особенно важно для компаний, работающих с конфиденциальной информацией. Решение будет полезно для партнеров, которые работают с крупными или государственными заказчиками, где защита данных стоит на первом месте.

Управление паролями: Защита данных и контроль доступа

Следует уделить особое вниманиевопросам безопасности. Сотрудники должны иметь доступ к необходимым данным, но при этом организация должна минимизировать риски утечек

Passwork — инструмент для централизованного хранения паролей и управления доступами. Командный тариф будет полезен для ИТ-специалистов, так как позволяет управлять доступом ко всем системам компании без необходимости передавать пароли по отдельности. Это значительно снижает риски утечек данных.

Познакомьтесь с продуктом в нашей статье:

Удаленный доступ и безопасность

В условиях удаленной работы безопасность и стабильность становятся ключевыми. Компании должны использовать надежные решения для удаленного доступа и антивирусной защиты. Технические специалисты должны иметь возможность подключаться к устройствам сотрудников для устранения проблем, а сами сотрудники — для доступа к рабочим компьютерам, программам и файлам на офисных серверах.

Решения RuDesktop, Getscreen и Ammy Admin обеспечивают подключение к удаленным рабочим столам, администрирование и техническую поддержку. Они безопасны, имеют гибкое лицензирование и подходят для компаний любого масштаба.

Антивирусы Kaspersky, Dr.Web и PRO32защищают устройства от угроз, предотвращают утечки данных и обеспечивают безопасную работу в сети. Продукты, такие как Kaspersky Standard, Plus и Premium, идеально подходят для сотрудников, работающих удаленно.

Подробнее о продуктах читайте в наших статьях:

Чем еще дополнить предложение для клиентов

Также могут возникать потребности, связанные с обработкой документов, графикой или видеомонтажом. Чтобы ещё больше оптимизировать удалённую работу, рекомендуем ознакомиться с нашими статьями:

Для успешной организации удалённой работы компаниям необходимо выбрать инструменты, которые обеспечат эффективную коммуникацию, контроль проектов, работу с документами и безопасность данных. Правильный выбор таких продуктов и решений поможет партнерам закрыть потребности клиентов и обеспечить оптимальную поддержку дистанционного формата работы.

По вопросам приобретения продуктов обращайтесь в отдел продаж системного программного обеспечения:

{"SHOW_MODAL":true,"FORM_ID":"js-subscribe-form","CONTEXT":{"USER_AGENT":"CCBot\/2.0 (https:\/\/commoncrawl.org\/faq\/)","IP":"18.97.9.174, 18.97.9.174","MODE":"default","NEWS_ID":391148,"SHOW_MODAL":true},"allowDebug":false,"POSITION_LIST":{"1":{"id":"236","title":"\u0414\u0438\u0440\u0435\u043a\u0442\u043e\u0440","model":false,"name":null,"theme":null},"3":{"id":"237","title":"\u0420\u0443\u043a\u043e\u0432\u043e\u0434\u0438\u0442\u0435\u043b\u044c \u043e\u0442\u0434\u0435\u043b\u0430 \u043f\u0440\u043e\u0434\u0430\u0436","model":false,"name":null,"theme":null},"5":{"id":"238","title":"\u0420\u0443\u043a\u043e\u0432\u043e\u0434\u0438\u0442\u0435\u043b\u044c \u043e\u0442\u0434\u0435\u043b\u0430 \u0441\u043e\u043f\u0440\u043e\u0432\u043e\u0436\u0434\u0435\u043d\u0438\u044f","model":false,"name":null,"theme":null},"7":{"id":"239","title":"\u0420\u0443\u043a\u043e\u0432\u043e\u0434\u0438\u0442\u0435\u043b\u044c \u043e\u0442\u0434\u0435\u043b\u0430 \u0432\u043d\u0435\u0434\u0440\u0435\u043d\u0438\u044f","model":false,"name":null,"theme":null},"9":{"id":"240","title":"\u0420\u0443\u043a\u043e\u0432\u043e\u0434\u0438\u0442\u0435\u043b\u044c \u043f\u0440\u043e\u0435\u043a\u0442\u043e\u0432","model":false,"name":null,"theme":null},"11":{"id":"241","title":"\u0420\u0443\u043a\u043e\u0432\u043e\u0434\u0438\u0442\u0435\u043b\u044c","model":false,"name":null,"theme":null},"13":{"id":"242","title":"\u041c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u0435\u0440 \u043f\u043e \u0437\u0430\u043a\u0443\u043f\u043a\u0430\u043c 1\u0421","model":false,"name":null,"theme":null},"14":{"id":"229","title":"\u041c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u0435\u0440 \u043f\u043e \u0418\u0422\u0421 \u0438 \u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441\u0430\u043c","model":false,"name":null,"theme":null},"17":{"id":"243","title":"\u041c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u0435\u0440","model":false,"name":null,"theme":null},"18":{"id":"244","title":"\u0414\u0440\u0443\u0433\u043e\u0435","model":false,"name":null,"theme":null}},"RUBRIC_LIST":{"0":{"id":"227","title":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u043d\u044b\u0435 \u0432\u044b\u043f\u0443\u0441\u043a\u0438 \u0434\u043b\u044f \u043f\u0430\u0440\u0442\u043d\u0435\u0440\u043e\u0432","model":false,"name":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438 \u0434\u043b\u044f \u043f\u0430\u0440\u0442\u043d\u0435\u0440\u043e\u0432","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"2":{"id":"228","title":"\u0421\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u043d\u043e\u0435 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c\u043d\u043e\u0435 \u043e\u0431\u0435\u0441\u043f\u0435\u0447\u0435\u043d\u0438\u0435","model":false,"name":"\u0421\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u043d\u043e\u0435 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c\u043d\u043e\u0435 \u043e\u0431\u0435\u0441\u043f\u0435\u0447\u0435\u043d\u0438\u0435","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"4":{"id":"217","title":"\u0418\u0422\u0421 + \u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441\u044b","model":false,"name":"\u0418\u043d\u0444\u043e\u0440\u043c\u0430\u0446\u0438\u043e\u043d\u043d\u043e-\u0442\u0435\u0445\u043d\u043e\u043b\u043e\u0433\u0438\u0447\u0435\u0441\u043a\u043e\u0435 \u0441\u043e\u043f\u0440\u043e\u0432\u043e\u0436\u0434\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0438 \u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441\u044b","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"6":{"id":"230","title":"\u0422\u0438\u043f\u043e\u0432\u044b\u0435 \u043e\u0442\u0440\u0430\u0441\u043b\u0435\u0432\u044b\u0435 \u0440\u0435\u0448\u0435\u043d\u0438\u044f \u00ab1\u0421-\u0420\u0430\u0440\u0443\u0441\u00bb","model":false,"name":"\u0422\u0438\u043f\u043e\u0432\u044b\u0435 \u043e\u0442\u0440\u0430\u0441\u043b\u0435\u0432\u044b\u0435 \u0440\u0435\u0448\u0435\u043d\u0438\u044f \u00ab1\u0421-\u0420\u0430\u0440\u0443\u0441\u00bb","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"8":{"id":"231","title":"\u041e\u0431\u043b\u0430\u0447\u043d\u044b\u0439 \u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441 \u00ab1\u0421-\u0420\u0430\u0440\u0443\u0441\u00bb \u2014 \u00ab\u0410\u0440\u0435\u043d\u0434\u0430 1\u0421\u00bb","model":false,"name":"\u041e\u0431\u043b\u0430\u0447\u043d\u044b\u0439 \u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441 \u00ab1\u0421-\u0420\u0430\u0440\u0443\u0441\u00bb \u2014 \u00ab\u0410\u0440\u0435\u043d\u0434\u0430 1\u0421\u00bb","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"10":{"id":"232","title":"\u0422\u043e\u0440\u0433\u043e\u0432\u043e\u0435 \u043e\u0431\u043e\u0440\u0443\u0434\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435","model":false,"name":"\u0422\u043e\u0440\u0433\u043e\u0432\u043e\u0435 \u043e\u0431\u043e\u0440\u0443\u0434\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"12":{"id":"233","title":"\u041c\u0435\u0440\u043e\u043f\u0440\u0438\u044f\u0442\u0438\u044f (\u0432\u0435\u0431\u0438\u043d\u0430\u0440\u044b, \u0441\u0435\u043c\u0438\u043d\u0430\u0440\u044b, \u0442\u0440\u0435\u043d\u0438\u043d\u0433\u0438)","model":false,"name":"\u041c\u0435\u0440\u043e\u043f\u0440\u0438\u044f\u0442\u0438\u044f","theme":"\u0410\u043d\u043e\u043d\u0441\u044b"},"15":{"id":"234","title":"\u0410\u043a\u0446\u0438\u0438","model":false,"name":"\u0410\u043a\u0446\u0438\u0438","theme":"\u0410\u043d\u043e\u043d\u0441\u044b"},"16":{"id":"235","title":"\u041e\u0431\u0443\u0447\u0435\u043d\u0438\u0435","model":false,"name":"\u041e\u0431\u0443\u0447\u0435\u043d\u0438\u0435","theme":"\u0410\u043d\u043e\u043d\u0441\u044b"}}}