Эффективный инструмент для обмена электронными документами

Современный бизнес требует быстрого и надежного обмена информацией между партнерами, поставщиками и клиентами. Одним из ключевых инструментов для автоматизации этого процесса является сервис 1С‑ЭДО. В статье подробно расскажем о преимуществах и возможностях данного сервиса, а также о том, как он помогает оптимизировать рабочие процессы предприятий различных масштабов.

Что такое 1С‑ЭДО?

1С‑ЭДО — это система электронного документооборота (ЭДО), разработанная компанией «1С». Она предназначена для организации юридически значимого обмена электронными документами между организациями через сеть Интернет. Система позволяет автоматизировать процесс отправки и получения документов, таких как счет‑фактуры, УПД, накладные, акты, счета и любые другие электронные документы, в том числе внутренние и транспортные документы.

Интеграция ЭДО не требуется — сервис документооборота и механизмы работы с электронными документами уже встроены в типовые программы «1С:Предприятие».

Возможности сервиса

• Сервис поддерживает работу с электронной подписью, выданной любым удостоверяющим центром, аккредитованным Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ (Минцифра).
• С помощью 1С‑ЭДО пользователи могут формировать, подписывать и отправлять электронные документы всего одним нажатием кнопки.
• Система позволяет фильтровать документы по различным параметрам, что облегчает управление большими объемами данных. Руководители могут подписывать группы файлов одновременно, что значительно повышает эффективность работы и экономит время.
• При резервировании информационной базы создается копия архива, обеспечивая сохранность всех данных. Доступ к документам остается моментальным даже после восстановления базы, а это гарантирует непрерывность рабочих процессов.
• Функции подготовки и подписания документов могут быть распределены между различными сотрудниками — более гибкое управление рабочим процессом и повышение уровня безопасности.
• После подключения 1С‑ЭДО входящие документы формируются непосредственно в конфигурации 1С, поэтому пользователям больше нет необходимости вручную вводить данные. Остается лишь провести документы.
• Журналы и реестры электронных документов заполняются автоматически, что исключает необходимость ручного ввода данных и экономит время сотрудников. Номенклатура продавца и покупателя автоматически сопоставляется, таким образом повышается точность учета и отчетности.

Принцип работы

Продавец формирует нужный документ (например, счет‑фактуру, акт выполненных работ или иной тип документа) в своей учетной системе. Созданный документ передается оператору электронного документооборота (ЭДО), который выступает посредником между сторонами обмена. Оператор проверяет поступивший документ и выдает подтверждение получения. Продавец получает уведомление о том, что покупатель получил документ. Покупателю направляется полный комплект электронных документов, необходимых для завершения сделки. В учетной системе продавца фиксируется факт доставки документа покупателю.

Покупатель имеет три варианта действий относительно полученного документа:

1. Принять документ, если он соответствует ожиданиям.
2. Отправить документ на исправление, если обнаружены ошибки или несоответствия.
3. Запросить аннулирование документа, если он не удовлетворяет условиям сделки.

Если покупатель согласен с документом, он подписывает его своей электронной цифровой подписью (ЭЦП). Подписанный покупателем документ возвращается продавцу через оператора ЭДО. Это финальный этап передачи, подтверждающий завершение процесса согласования. Все переданные и полученные документы сохраняются в электронном архиве.

Преимущества сервиса

Использование 1С‑ЭДО имеет множество преимуществ для бизнеса:

• Юридическая значимость. Все документы, отправленные через 1С‑ЭДО, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги, подписанные собственноручной подписью. Это обеспечивается за счет использования электронной подписи (ЭП).
• Скорость обработки. Обмен документами происходит практически мгновенно, деловые процессы ускоряются и сокращается время на согласование и утверждение.
• Экономия ресурсов. Снижаются затраты на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Кроме того, уменьшается количество ошибок, связанных с человеческим фактором, поскольку данные вводятся автоматически.
• Интеграция с 1С. Сервис легко интегрируется с популярными конфигурациями программы «1С:Предприятие», такими как «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей» и другими. Это упрощает работу бухгалтерии и делает обмен документами более удобным.
• Безопасность. Передача данных осуществляется по защищенным каналам связи, а использование ЭП гарантирует конфиденциальность и целостность передаваемой информации.
• Удобство работы. Пользователи могут отправлять и получать документы прямо из интерфейса своей учетной системы, поэтому переключаться между разными приложениями больше не требуется.
• Автоматизация процессов. 1С‑ЭДО поддерживает автоматическое создание и отправку документов, что особенно полезно для компаний с большим объемом документооборота.
• Архивирование. Вся история обмена документами сохраняется в электронном виде, что облегчает доступ к архиву и снижает риск потери важных бумаг.
• Мобильность. Доступ к сервису возможен с любого устройства, подключенного к Интернету, включая мобильные телефоны и планшеты.
• Соответствие законодательству. 1С‑ЭДО соответствует требованиям российского законодательства в области электронного документооборота, что обеспечивает легитимность всех операций

Тарифы

Доступны следующие тарифы:

• Предоплаченные тарифы 1С‑ЭДО с годовым лимитом — лимит на отправку электронных документов устанавливается на 1 год. Неизрасходованный лимит можно перенести на следующий период при новом заказе.
• Предоплаченные тарифы 1С‑ЭДО с ежемесячным лимитом (до 31.03.2025) — зависит от срока действия приобретаемой лицензии 1С‑ЭДО и количества отправляемых комплектов электронных документов в месяц.
• Оплата за 1С‑ЭДО по факту — зависит от количества отправленных комплектов документов за расчетный период (месяц).

Бесплатно:

• регистрация в сервисе 1С‑ЭДО;
• входящие документы от контрагентов;
• возможность обмена документами в роуминге;
• приглашения контрагентам, в т. ч. в роуминге;
• до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно;
• консультации федеральной техподдержки 1С‑ЭДО.

При наличии договора информационно‑технологического сопровождения (1С:КП) — 50–100 комплектов исходящих электронных документов на каждый месяц бесплатно. Платный исходящий трафик от 1,8 рублей за комплект документов, в зависимости от объема документов и условий оплаты.

Как подключить 1С‑ЭДО?

Для подключения сервиса требуется:

• зарегистрировать программный продукт 1С с поддержкой ЭДО на портале ИТС;
• установить криптопровайдер;
• получить сертификат электронной подписи;
• настроить электронный документооборот в программе 1С.