Электронные перевозочные документы (ЭПД) станут обязательными к применению в течение 2024 г. Перевод перевозочных документов в электронный вид является одной из ключевых задач Транспортной стратегии РФ до 2030 года, принятой Правительством.
- До 90% перевозочных документов должно быть переведено в цифру в среднесрочной перспективе. 30% документов планируется перевести в электронный вид уже в течение этого года.
- 70 типов транспортных документов будут переведены до 2025 г.
Давайте разберемся, как подойти к вопросу и с чего начать, чтoбы получить максимум от перехода на ЭПД.
Обязательный переход на ЭПД
В первую очередь переход на ЭПД станет обязательным для компаний:
- участвующих в производстве и обороте алкоголя и спиртосодержащей продукции;
- осуществляющих регулярные пассажирские перевозки (МУП, ГУП, ФГУП);
- из сельскохозяйственной сферы и производителей зерна.
Если ваши клиенты относятся к данному перечню деятельности, стоит провести аудит текущего состояния ИТ-инфраструктуры и убедиться, чтo учетная система интегрируется с операторами ЭПД.
Одним из операторов ЭПД является ГК «Астрал», выпускающая сервис 1С‑ЭПД.
1С-ЭПД и линейка решений 1С:УАТ
1С-ЭПД — сервис для обмена электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок от фирмы «1С». Позволяет подписывать, отправлять и получать электронные документы.
1С-ЭПД интегрирован в отраслевые решения «1С‑Рарус»:
- 1C:Управление автотранспортом Стандарт;
- 1C:Управление автотранспортом ПРОФ;
- 1C:Управление автотранспортом Модуль для 1C:ERP;
- 1C:Управление автотранспортом, экспедирование и управление автотранспортом КОРП.
Готовая интеграция с 1С-ЭПД без доработок позволяет пользователям создавать, подписывать и обмениваться большим перечнем электронных перевозочных документов: Путевые листы, Договоры фрахтования, Заказ (заявка), Транспортная накладная, Сопроводительная ведомость, Заказ-наряд.
А также даёт неоспоримые преимущества:
- единое цифровое окно для всех сервисов;
- работа в привычном интерфейсе;
- гибкое управление правами доступа и ролями;
- сокращение ошибок;
- прозрачность для ФНС.
Как подключиться к 1С-ЭПД?
Чтобы начать работать с электронными перевозочными документами необходимо:
- Настроить в программе 1С электронный документооборот 1С-ЭДО и подключить электронные перевозочные документы.
- Выпустить электронные подписи (ЭП) сотрудникам, для подписи электронных документов при отправке и получении грузов.
- Выполнить настройку обмена электронными документами, выслав из 1С‑ЭДО приглашение к обмену и получив положительный ответ от других участников грузоперевозок.
- Настроить смартфоны или планшеты сотрудникам, которые будут отгружать, перевозить и принимать грузы для работы с электронными документами.
Как происходит работа с ЭПД в продуктах линейки «1С:Управление автотранспортом»?
Пользователи 1С:УАТ и 1С:ТЛЭ КОРП могут создавать и обмениваться основными формами электронных перевозочных документов, которые были утверждены приказами Минтранса РФ и ФНС.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Электронная транспортная накладная оформляется при осуществлении коммерческих перевозок и фиксирует факт перевозки грузов.
С ЭТрН работают все участники грузоперевозки: грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания. Перевозчик, отправитель и получатель груза подписывают ЭТрН квалифицированной электронной подписью.
Преимущества перехода на ЭТрН:
- мгновенное подписание в системе через ЭП;
- ЭТрН формируется автоматически на основании существующих документов;
- бесплатный электронный архив документов;
- электронный документ мгновенно доступен всем участникам перевозки и ФНС;
- 90% рост скорости подписания и получения оплаты в срок.
Электронный путевой лист (ЭПЛ)
Электронный путевой лист — документ для учёта, контроля работы и состояния здоровья водителя, пробега и технического состояния транспортного средства. ЭПЛ должен содержать следующие сведения:
- транспортное средство;
- водитель;
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившее путевой лист;
- вид сообщения;
- вид перевозки.
Преимущества перехода на ЭПЛ:
- Ускорение процессов. Проставление отметок в электронном путевом листе в среднем проходит на 30% быстрее.
- Порядок в архиве. Электронный документ невозможно потерять — он хранится в электронном архиве, доступен в любое время и соответствует требованиям ФНС.
- Сокращение затрат. Средняя стоимость одного документа составляет порядка 200 рублей. С ЭДО примерно в 10 раз меньше.
- Удаленный выпуск на линию. Содержать штат медицинских работников не обязательно, поскольку проставить отметки в ЭПЛ можно дистанционно.
- Прозрачный документооборот. Контроль всех этапов обработки электронных путевых листов в вашей информационной системе.
- Цифровой документ можно предъявлять сотруднику ГИБДД в виде QR-кода на дороге в любом месте, даже там, где нет покрытия сетей связи. Подписывать документы можно удаленно в одной программе без выгрузки и отправки файла каждому участнику процесса.
QR-коды
В программе 1С:УАТ/ТЛЭ генерируется QR-код для ЭТрН и ЭПЛ, который водитель может показать инспектору ГИБДД во время рейса.
Формирование QR-кода доступно по кнопке QR-код в форме документов ЭТрН и ЭПЛ.
Если УАТ интегрирован с мобильным приложением Водитель УАТ, то QR-код ЭПЛ автоматически отправляется на МП водителя.
Мосгортранс запустил электронные путевые листы на базе решений 1С и «1С‑Рарус»
ГУП «Мосгортранс» — основной в столице и крупнейший в России оператор наземного городского пассажирского транспорта. Предприятие обслуживает порядка 700 маршрутов, в том числе 90 электробусных. Каждый день услугами Мосгортранса пользуются свыше 3 млн пассажиров.
Что было сделано?
- Реализована интеграция с учетной системой «Мосгортранс» с целью получения необходимой информации для формирования ЭПЛ. Специалисты «1С‑Рарус» провели обучение на рабочих местах сотрудников пилотной группы — диспетчеров, механиков и медиков — как формировать и подписывать ЭПЛ усиленной квалифицированной подписью.
- Был усовершенствован интерфейс формирования ЭПЛ для более удобного заполнения полей. Без путевого листа водитель общественного транспорта не может выйти в рейс. В документе фиксируется результат медосмотра водителя, маршрут и исправность техники, добавлены дополнительные поля согласно пожеланиям проектной группы.
- Разработан функционал формирования и выгрузки QR-кода ЭПЛ в корпоративное мобильное приложение ГУП «Мосгортранс» для водителей. После заполнения и утверждения ЭПЛ электронными цифровыми подписями ответственных сотрудников, информация загружается в единую государственную информационную систему. Далее в решении генерируется QR-код. Код пересылается водителю в мобильное приложение. Водитель тратит меньше времени на получение путевого листа и может представить его через QR-код при запросе инспектора ГИБДД.
Почему важно не откладывать переход на ЭПД?
- время на настройку и отладку;
- получение ЭЦП;
- тестирование новых форматов документов;
- пересмотр бизнес-процессов;
- подключение бизнес-партнеров и контрагентов.
Дополнительные материалы
Глубже погрузиться в эту тему можно посмотреть видеолекции с прошедших вебинаров компании «1С‑Рарус»:
- Электронные перевозочные документы (ЭПД) в решениях «1С:Управление автотранспортом».
- Всё, чтo нужно знать для успешных продаж и внедрения решений для управления транспортом и логистикой.
Дополнительно вы можете изучить возможности решений на видеокурсах:
