Дебиторская задолженность — сумма долгов перед организацией ее контрагентами. Казалось бы может быть проще, чем работа с долгами: звонишь должнику и просишь (а иногда и требуешь) оплатить. И большинство компаний, имеющих дебиторскую задолженность, именно так и работают, однако, профессионалы начинают работать с такой задолженностью еще ДО ее образования.
Пункты в договоре для профилактики задолженности
Если ваша компания может себе позволить работать со своими клиентами на условиях постоплаты и практикует отсрочку клиентского платежа, то первое необходимо сделать — заранее предусмотреть в договоре пункты, которые позволят вам минимизировать риски при работе с дебиторской задолженностью:
- Пункт о количестве дней отсрочки платежа. Этот пункт договора должен максимально конкретизировать крайний срок поступления оплаты от контрагента. Идеально, если это будет конкретная календарная дата, либо указание дней отсрочки платежа в календарных днях (можно указать, конечно, и в рабочих днях, но для вас такая формулировка усложнит расчет даты оплаты, т. к. придется учитывать все нерабочие, выходные, праздничные дни, тоже самое касается и т. н. «банковских дней» — достаточно вспомнить опыт пандемии, когда из-за «нерабочих дней» многие компании пытались воспользоваться пунктом об отсрочке оплаты только в рабочие дни).
- Пункт об исполнении сторонами обязательств по договору и принятии товаров, работ, услуг по договору к учету. Этот пункт рекомендуется изложить в редакции, которая позволит вам считать ваши обязательства исполненными при минимальном количестве трудозатрат с вашей стороны. Примером может служить направление клиенту по электронной почте, указанной им в договоре, актов в электронном виде, и в случае, если от клиента нет возражений в NN-дневный срок, то работы и услуги считаются выполненными, а акты подписанными. Главное, в договоре четко должны быть прописаны электронные адреса сторон, с которых будет вестись переписка, а также необходимо изложить такая переписка имеет юридическую силу и приравнивается к документообороту.
- Избегать двусмысленности понятий и терминов. Если ваш договор объемный и содержит термины, то их необходимо конкретизировать и дать определения, которые исчерпывающе их истолковывают.
- Желательно указать именно считается фактом оплаты (исполнением финансовых обязательств клиентом). Идеальный вариант, если этот пункт будет изложен в редакции, отражающей зачисление средств на ваш расчетный счет (не на корреспондентский счет вашего банка и не списание денежных средств с расчетного счета клиента — такие формулировки могут стать «ловушкой», когда ваш клиент предоставит вам платежное поручение с отметкой своего банка, а денежные средства по каким-то причинам (например, отзыв лицензии его банка) на ваш расчетный счет так и не поступят). Также, если вы работаете с кассой, то можно изложить вариант оплаты, когда внесение денежных средств в вашу кассу контрагентом также считается исполнением им финансовых обязательств перед вашей компанией.
- Пункт о начислении неустойки по договору. Стандартная практика, мотивирующая контрагента своевременно исполнять договорные обязательства, т. к. договором может быть установлено начисление неустойки (пени), например, в виде % задолженности за каждый календарный день просрочки платежа.
- Пункт о подсудности и месте рассмотрения споров по договору. Рекомендуется указать арбитражный суд вашего региона во избежание дополнительных расходов (в первую очередь транспортных) в случае рассмотрения споров в суде.
- Стандартный, но не менее важный пункт о сроке действия договора, который бы конкретизировал даже при наступлении срока окончания договора, финансовые обязательства контрагента не прекращаются до тех пор, пока они не будут исполнены им в полном объеме.
Как проверить контрагента на благонадежность?
При подписании договора на условиях постоплаты важно также предварительно провести минимальную проверку контрагента на благонадежность. В этом могут помочь многочисленные сервисы проверки контрагентов. Даже среди бесплатных сервисов достаточно тех, которые предоставляют достаточную информацию о контрагенте, которая может помочь при принятии решения о подписании договора с отсрочкой платежа:
- Информация о сроке работы (действия) организации (компании, работающие непродолжительное время, в особенности, менее года, являются высокорисковыми).
- Информация о среднесписочной численности организации (компании с большим штатом вызывают больше доверия).
- Информация об учредителях и руководителе (желательно посмотреть аффилированность с третьими лицами и провести анализ этих лиц).
- Информация об участии организации в судах, имеющихся исполнительных производствах в отношении организации, а также сведений о процедурах банкротства.
- Информация о текущем состоянии (блокировке) банковских счетов организации.
- Информация о действующем юридическом адресе (на момент подписания договора организация не должна иметь признаков недостоверности юридического адреса. ФНС России регулярно выявляет и ликвидирует организации с недостоверным адресом местонахождения. Ликвидация контрагента — риск, когда вы можете не успеть своевременно отреагировать и приостановить ликвидацию вашего контрагента в связи с неисполненными им финансовыим обязательствами).
- Информация о финансовых показателях организации (показатели выручки и прибыльности могут помочь при принятии решения о кредитоспособности контрагента).
Не лишним будет также запросить у контрагента карточку организации и актуальные контактные данные, с целью дальнейшего информирования о наличии дебиторской задолженности.
Что еще можно сделать?
При работе с дебиторской задолженностью каждая компания самостоятельно принимает решение о порядке информирования контрагента о наличии задолженности и необходимости ее погашения. На начальном этапе это могут быть меры, направленные на предварительное информирование (например, об истечении срока отсрочки через NN-дней и необходимости своевременного исполнения обязательств), либо это могут быть направляемые графики платежей, e-mail рассылки, телефонные звонки, смс-информирование и т. д. Либо компания может выбрать стратегию, когда она доверяет своим контрагентам и считает необходимым беспокоить клиентов только при наступлении нарушения сроков оплаты клиентами и информировать о наличии просроченной задолженности, а также необходимости ее скорешей оплаты.
Важно помнить просроченная дебиторская задолженность — нарушение договорных обязательств и вы вправе применять все инструменты, не противоречащие законодательству, направленные на взыскание задолженности, в том числе в рамках судебного производства. При этом необходимо соблюсти досудебный порядок взыскания задолженности. Если ваш клиент злостно нарушает условия договора и не производит оплату, то необходимо официально уведомить его (например, заказным письмом с уведомлением о вручении и с описью вложения) о наличии задолженности и предложить урегулировать этот вопрос в досудебном порядке. Желательно составить такое уведомление на фирменном бланке вашей компании и подробно описать факт образования дебиторской задолженность с указанием ссылок на подписанный сторонами договор и имеющиеся первичные документы.
Чем качественнее был выстроен на начальных этапах процесс работы с дебиторской задолженностью (подготовлен договор + проведена проверка благонадежности контрагента), тем проще и эффективнее будет работать с дебиторской задолженностью впоследствии, а во многих случаях это позволит избежать рисков, в т. ч. взыскания задолженности с должника в судебном порядке.