Как настроить эффективный процесс работы с дебиторской задолженностью

26 Сентября 2022 2022-09-26T00:00:00+03:00 707

Дебиторская задолженность — сумма долгов перед организацией ее контрагентами. Казалось бы может быть проще, чем работа с долгами: звонишь должнику и просишь (а иногда и требуешь) оплатить. И большинство компаний, имеющих дебиторскую задолженность, именно так и работают, однако, профессионалы начинают работать с такой задолженностью еще ДО ее образования.

Пункты в договоре для профилактики задолженности

Если ваша компания может себе позволить работать со своими клиентами на условиях постоплаты и практикует отсрочку клиентского платежа, то первое необходимо сделать — заранее предусмотреть в договоре пункты, которые позволят вам минимизировать риски при работе с дебиторской задолженностью:

  • Пункт о количестве дней отсрочки платежа. Этот пункт договора должен максимально конкретизировать крайний срок поступления оплаты от контрагента. Идеально, если это будет конкретная календарная дата, либо указание дней отсрочки платежа в календарных днях (можно указать, конечно, и в рабочих днях, но для вас такая формулировка усложнит расчет даты оплаты, т. к. придется учитывать все нерабочие, выходные, праздничные дни, тоже самое касается и т. н. «банковских дней» — достаточно вспомнить опыт пандемии, когда из-за «нерабочих дней» многие компании пытались воспользоваться пунктом об отсрочке оплаты только в рабочие дни).
  • Пункт об исполнении сторонами обязательств по договору и принятии товаров, работ, услуг по договору к учету. Этот пункт рекомендуется изложить в редакции, которая позволит вам считать ваши обязательства исполненными при минимальном количестве трудозатрат с вашей стороны. Примером может служить направление клиенту по электронной почте, указанной им в договоре, актов в электронном виде, и в случае, если от клиента нет возражений в NN-дневный срок, то работы и услуги считаются выполненными, а акты подписанными. Главное, в договоре четко должны быть прописаны электронные адреса сторон, с которых будет вестись переписка, а также необходимо изложить такая переписка имеет юридическую силу и приравнивается к документообороту.
  • Избегать двусмысленности понятий и терминов. Если ваш договор объемный и содержит термины, то их необходимо конкретизировать и дать определения, которые исчерпывающе их истолковывают.
  • Желательно указать именно считается фактом оплаты (исполнением финансовых обязательств клиентом). Идеальный вариант, если этот пункт будет изложен в редакции, отражающей зачисление средств на ваш расчетный счет (не на корреспондентский счет вашего банка и не списание денежных средств с расчетного счета клиента — такие формулировки могут стать «ловушкой», когда ваш клиент предоставит вам платежное поручение с отметкой своего банка, а денежные средства по каким-то причинам (например, отзыв лицензии его банка) на ваш расчетный счет так и не поступят). Также, если вы работаете с кассой, то можно изложить вариант оплаты, когда внесение денежных средств в вашу кассу контрагентом также считается исполнением им финансовых обязательств перед вашей компанией.
  • Пункт о начислении неустойки по договору. Стандартная практика, мотивирующая контрагента своевременно исполнять договорные обязательства, т. к. договором может быть установлено начисление неустойки (пени), например, в виде % задолженности за каждый календарный день просрочки платежа.
  • Пункт о подсудности и месте рассмотрения споров по договору. Рекомендуется указать арбитражный суд вашего региона во избежание дополнительных расходов (в первую очередь транспортных) в случае рассмотрения споров в суде.
  • Стандартный, но не менее важный пункт о сроке действия договора, который бы конкретизировал даже при наступлении срока окончания договора, финансовые обязательства контрагента не прекращаются до тех пор, пока они не будут исполнены им в полном объеме.

Как проверить контрагента на благонадежность?

При подписании договора на условиях постоплаты важно также предварительно провести минимальную проверку контрагента на благонадежность. В этом могут помочь многочисленные сервисы проверки контрагентов. Даже среди бесплатных сервисов достаточно тех, которые предоставляют достаточную информацию о контрагенте, которая может помочь при принятии решения о подписании договора с отсрочкой платежа:

  • Информация о сроке работы (действия) организации (компании, работающие непродолжительное время, в особенности, менее года, являются высокорисковыми).
  • Информация о среднесписочной численности организации (компании с большим штатом вызывают больше доверия).
  • Информация об учредителях и руководителе (желательно посмотреть аффилированность с третьими лицами и провести анализ этих лиц).
  • Информация об участии организации в судах, имеющихся исполнительных производствах в отношении организации, а также сведений о процедурах банкротства.
  • Информация о текущем состоянии (блокировке) банковских счетов организации.
  • Информация о действующем юридическом адресе (на момент подписания договора организация не должна иметь признаков недостоверности юридического адреса. ФНС России регулярно выявляет и ликвидирует организации с недостоверным адресом местонахождения. Ликвидация контрагента — риск, когда вы можете не успеть своевременно отреагировать и приостановить ликвидацию вашего контрагента в связи с неисполненными им финансовыим обязательствами).
  • Информация о финансовых показателях организации (показатели выручки и прибыльности могут помочь при принятии решения о кредитоспособности контрагента).

Не лишним будет также запросить у контрагента карточку организации и актуальные контактные данные, с целью дальнейшего информирования о наличии дебиторской задолженности.

Что еще можно сделать?

При работе с дебиторской задолженностью каждая компания самостоятельно принимает решение о порядке информирования контрагента о наличии задолженности и необходимости ее погашения. На начальном этапе это могут быть меры, направленные на предварительное информирование (например, об истечении срока отсрочки через NN-дней и необходимости своевременного исполнения обязательств), либо это могут быть направляемые графики платежей, e-mail рассылки, телефонные звонки, смс-информирование и т. д. Либо компания может выбрать стратегию, когда она доверяет своим контрагентам и считает необходимым беспокоить клиентов только при наступлении нарушения сроков оплаты клиентами и информировать о наличии просроченной задолженности, а также необходимости ее скорешей оплаты.

Важно помнить просроченная дебиторская задолженность — нарушение договорных обязательств и вы вправе применять все инструменты, не противоречащие законодательству, направленные на взыскание задолженности, в том числе в рамках судебного производства. При этом необходимо соблюсти досудебный порядок взыскания задолженности. Если ваш клиент злостно нарушает условия договора и не производит оплату, то необходимо официально уведомить его (например, заказным письмом с уведомлением о вручении и с описью вложения) о наличии задолженности и предложить урегулировать этот вопрос в досудебном порядке. Желательно составить такое уведомление на фирменном бланке вашей компании и подробно описать факт образования дебиторской задолженность с указанием ссылок на подписанный сторонами договор и имеющиеся первичные документы.

Чем качественнее был выстроен на начальных этапах процесс работы с дебиторской задолженностью (подготовлен договор + проведена проверка благонадежности контрагента), тем проще и эффективнее будет работать с дебиторской задолженностью впоследствии, а во многих случаях это позволит избежать рисков, в т. ч. взыскания задолженности с должника в судебном порядке.

{"SHOW_MODAL":true,"FORM_ID":"js-subscribe-form","CONTEXT":{"USER_AGENT":"claudebot","IP":"54.242.22.247, 185.94.108.132","MODE":"default","NEWS_ID":382434,"SHOW_MODAL":true},"allowDebug":false,"POSITION_LIST":{"0":{"id":"236","title":"\u0414\u0438\u0440\u0435\u043a\u0442\u043e\u0440","model":false,"name":null,"theme":null},"3":{"id":"237","title":"\u0420\u0443\u043a\u043e\u0432\u043e\u0434\u0438\u0442\u0435\u043b\u044c \u043e\u0442\u0434\u0435\u043b\u0430 \u043f\u0440\u043e\u0434\u0430\u0436","model":false,"name":null,"theme":null},"5":{"id":"238","title":"\u0420\u0443\u043a\u043e\u0432\u043e\u0434\u0438\u0442\u0435\u043b\u044c \u043e\u0442\u0434\u0435\u043b\u0430 \u0441\u043e\u043f\u0440\u043e\u0432\u043e\u0436\u0434\u0435\u043d\u0438\u044f","model":false,"name":null,"theme":null},"7":{"id":"239","title":"\u0420\u0443\u043a\u043e\u0432\u043e\u0434\u0438\u0442\u0435\u043b\u044c \u043e\u0442\u0434\u0435\u043b\u0430 \u0432\u043d\u0435\u0434\u0440\u0435\u043d\u0438\u044f","model":false,"name":null,"theme":null},"9":{"id":"240","title":"\u0420\u0443\u043a\u043e\u0432\u043e\u0434\u0438\u0442\u0435\u043b\u044c \u043f\u0440\u043e\u0435\u043a\u0442\u043e\u0432","model":false,"name":null,"theme":null},"11":{"id":"241","title":"\u0420\u0443\u043a\u043e\u0432\u043e\u0434\u0438\u0442\u0435\u043b\u044c","model":false,"name":null,"theme":null},"12":{"id":"242","title":"\u041c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u0435\u0440 \u043f\u043e \u0437\u0430\u043a\u0443\u043f\u043a\u0430\u043c 1\u0421","model":false,"name":null,"theme":null},"14":{"id":"229","title":"\u041c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u0435\u0440 \u043f\u043e \u0418\u0422\u0421 \u0438 \u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441\u0430\u043c","model":false,"name":null,"theme":null},"17":{"id":"243","title":"\u041c\u0435\u043d\u0435\u0434\u0436\u0435\u0440","model":false,"name":null,"theme":null},"18":{"id":"244","title":"\u0414\u0440\u0443\u0433\u043e\u0435","model":false,"name":null,"theme":null}},"RUBRIC_LIST":{"1":{"id":"227","title":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u043d\u044b\u0435 \u0432\u044b\u043f\u0443\u0441\u043a\u0438 \u0434\u043b\u044f \u043f\u0430\u0440\u0442\u043d\u0435\u0440\u043e\u0432","model":false,"name":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438 \u0434\u043b\u044f \u043f\u0430\u0440\u0442\u043d\u0435\u0440\u043e\u0432","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"2":{"id":"228","title":"\u0421\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u043d\u043e\u0435 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c\u043d\u043e\u0435 \u043e\u0431\u0435\u0441\u043f\u0435\u0447\u0435\u043d\u0438\u0435","model":false,"name":"\u0421\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u043d\u043e\u0435 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c\u043d\u043e\u0435 \u043e\u0431\u0435\u0441\u043f\u0435\u0447\u0435\u043d\u0438\u0435","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"4":{"id":"217","title":"\u0418\u0422\u0421 + \u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441\u044b","model":false,"name":"\u0418\u043d\u0444\u043e\u0440\u043c\u0430\u0446\u0438\u043e\u043d\u043d\u043e-\u0442\u0435\u0445\u043d\u043e\u043b\u043e\u0433\u0438\u0447\u0435\u0441\u043a\u043e\u0435 \u0441\u043e\u043f\u0440\u043e\u0432\u043e\u0436\u0434\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0438 \u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441\u044b","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"6":{"id":"230","title":"\u0422\u0438\u043f\u043e\u0432\u044b\u0435 \u043e\u0442\u0440\u0430\u0441\u043b\u0435\u0432\u044b\u0435 \u0440\u0435\u0448\u0435\u043d\u0438\u044f \u00ab1\u0421-\u0420\u0430\u0440\u0443\u0441\u00bb","model":false,"name":"\u0422\u0438\u043f\u043e\u0432\u044b\u0435 \u043e\u0442\u0440\u0430\u0441\u043b\u0435\u0432\u044b\u0435 \u0440\u0435\u0448\u0435\u043d\u0438\u044f \u00ab1\u0421-\u0420\u0430\u0440\u0443\u0441\u00bb","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"8":{"id":"231","title":"\u041e\u0431\u043b\u0430\u0447\u043d\u044b\u0439 \u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441 \u00ab1\u0421-\u0420\u0430\u0440\u0443\u0441\u00bb \u2014 \u00ab\u0410\u0440\u0435\u043d\u0434\u0430 1\u0421\u00bb","model":false,"name":"\u041e\u0431\u043b\u0430\u0447\u043d\u044b\u0439 \u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441 \u00ab1\u0421-\u0420\u0430\u0440\u0443\u0441\u00bb \u2014 \u00ab\u0410\u0440\u0435\u043d\u0434\u0430 1\u0421\u00bb","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"10":{"id":"232","title":"\u0422\u043e\u0440\u0433\u043e\u0432\u043e\u0435 \u043e\u0431\u043e\u0440\u0443\u0434\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435","model":false,"name":"\u0422\u043e\u0440\u0433\u043e\u0432\u043e\u0435 \u043e\u0431\u043e\u0440\u0443\u0434\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435","theme":"\u041d\u043e\u0432\u043e\u0441\u0442\u0438"},"13":{"id":"233","title":"\u041c\u0435\u0440\u043e\u043f\u0440\u0438\u044f\u0442\u0438\u044f (\u0432\u0435\u0431\u0438\u043d\u0430\u0440\u044b, \u0441\u0435\u043c\u0438\u043d\u0430\u0440\u044b, \u0442\u0440\u0435\u043d\u0438\u043d\u0433\u0438)","model":false,"name":"\u041c\u0435\u0440\u043e\u043f\u0440\u0438\u044f\u0442\u0438\u044f","theme":"\u0410\u043d\u043e\u043d\u0441\u044b"},"15":{"id":"234","title":"\u0410\u043a\u0446\u0438\u0438","model":false,"name":"\u0410\u043a\u0446\u0438\u0438","theme":"\u0410\u043d\u043e\u043d\u0441\u044b"},"16":{"id":"235","title":"\u041e\u0431\u0443\u0447\u0435\u043d\u0438\u0435","model":false,"name":"\u041e\u0431\u0443\u0447\u0435\u043d\u0438\u0435","theme":"\u0410\u043d\u043e\u043d\u0441\u044b"}}}