Ответы на частые вопросы о правилах обеспечения дистанционных работников оборудованием

В связи с изменением трудового законодательства о дистанционной работе с 2021 года работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств. Является ли выплата указанной компенсации обязанностью работодателя?

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Согласно ст. 312.6 ТК РФ, работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Таким образом, выплата компенсации за использование принадлежащего работнику оборудования при выполнении им дистанционной работы является обязанностью работодателя.

За ее неисполнение или ненадлежащее исполнение работодателем предусмотрена административная ответственность. В частности ч. 6 ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях устанавливает административную ответственность в виде штрафа за выплату или неполную выплату в установленный срок заработной платы, других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния.

Помимо административной ответственности работодатель несет также установленную ТК РФ материальную ответственность в виде выплаты задолженности с учетом процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (ст. 236 ТК РФ).

Роструд в своих ответах на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ" также отмечает, что выплата компенсации является обязательной, поэтому неправомерно устанавливать, что она выплачивается по заявлению работника.

Как сформулировать условие о выплате компенсации и в каком документе его зафиксировать?

Порядок, срок и размер компенсации определяются работодателем в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка) или по соглашению с работником в трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору (ст. 312.6 ТК РФ).

Например, в трудовом договоре можно зафиксировать конкретный размер компенсации в твердой сумме и порядок ее выплаты либо сделать отсылку к дополнительному соглашению, где указать размер либо порядок расчета компенсации, порядок и срок ее выплаты.

Так, в шаблонах трудовых договоров, размещенных в Сервисе, данное условие предусмотрено в п. 5.9. (например, п. 5.9. шаблона Трудового договора бессрочного дистанционного на постоянной основе), в шаблонах Правил внутреннего трудового распорядка – в п. 7.8. (например, п. 7.8. ПВТР для организации без обособленных подразделений).

Однако, обращаем Ваше внимание, что в комментариях к указанным пунктам отмечаются и иные возможные способы закрепления таких условий. Например, компенсация за использование оборудования может быть установлена в твердой сумме, если в должностной инструкции, положении о подразделении или ином локальном акте закреплено, какое именно оборудование закрепляется за конкретной должностью и какая положена компенсация при использовании оборудования работника для исполнения должностных обязанностей. А порядок возмещения расходов за оборудование можно также установить в дополнительном соглашении к трудовому договору или в локальном нормативном акте.

Кроме того, в комментариях к указанным пунктам описаны возможные условия и порядок выплаты как компенсации за оборудование, так и возмещения расходов за оборудование, как лучше сформулировать условие о возмещении затрат на электроэнергию, интернет и т.д.

Нужно ли при формулировании условия о компенсации за оборудование зафиксировать перечень оборудования, которое будет использовать дистанционный работник, подтверждать собственность такого оборудования и т.д.?

Действующим законодательством РФ не предусмотрена обязанность сторон трудового договора определять перечень оборудования для использования дистанционным работником.

Однако считаем, что целесообразнее закрепить перечень оборудования во избежание споров и разногласий как между сторонами трудового договора, так и между работодателем и налоговым органом (например, в случаях предоставления работниками разного перечня оборудования, но с одинаковой суммой компенсации за него). Перечень оборудования можно включить в трудовой договор с дистанционным работником или указать в дополнительном соглашении к нему.

Полагаем, что эффективнее закреплять перечень оборудования не в трудовом договоре с каждым работником (или дополнительном соглашении к нему), а за конкретной должностью. Это можно сделать несколькими способами:

- в локальном акте работодателя (одновременно с перечнем зафиксировать стоимость или порядок расчета стоимости компенсации за оборудование). Таким локальным актом может быть как ПВТР, так и отдельный локальный акт, регулирующий, например, вопросы указанных компенсаций или труда дистанционных работников;

- в должностной инструкции (тогда размер компенсации необходимо установить приказом работодателя для всех единый или по должностям).

Если в вышеуказанных документах нет такого условия, то перечень оборудования, а также размер компенсации за его использование рекомендуется указать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору.

Что входит в состав расходов за использование оборудования, принадлежащего дистанционному работнику?

Обращаем внимание, что согласно действующему трудовому законодательству РФ (ст. 188 ТК РФ, ст. 312.6 ТК РФ), возмещению работодателем дистанционному работнику подлежат 2 вида выплат: компенсация за использование оборудования, принадлежащего работнику, и расходы за использование указанного оборудования.

Роструд в своих ответах на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ" в ответ на запросы работодателей отмечает, что в состав расходов, которые подлежат возмещению дистанционному работнику в связи с использованием своего оборудования, входят в т.ч. электроэнергия, интернет, мобильная связь и т.п. Иными словами, это любые расходы, связанные непосредственно с использованием оборудования при выполнении дистанционной работы.

Как определить размер компенсации за использование принадлежащего работнику оборудования и размер расходов, связанных с его использованием и подлежащих возмещению работодателем? Как сформулировать условие о возмещении расходов за использование оборудования?

Как отмечалось ранее, размер компенсации за использование оборудования работника целесообразнее установить в твердой сумме и зафиксировать его.

Что касается возмещения расходов за использование оборудования, то в отличие от компенсации и исходя из специфики вида выплаты их логичнее проводить на основании подтверждающих расходы документов, но следует отметить, что иногда (например, в отношении электроэнергии) это сделать невозможно или затруднительно. Поэтому работодателю следует заранее определить возможные виды расходов, которые работник может ему предъявить и рассмотреть вопрос установления размера их возмещения также в твердой сумме без привязки к доказательствам таких расходов.

В частности, вероятно это удобнее сделать в отношении расходов на электроэнергию. При этом работодателю при определении размера возмещения следует исходить из критерия разумности, чтобы не вызвать подозрений у налоговых органов (если размер расходов завышен) и чтобы не нарушить права работников на возмещение расходов (если размер занижен). Например, расходы на электроэнергию можно указать в твердой сумме, рассчитав сколько киловатт в среднем потребляет оборудование (компьютер и др.) и умножить на среднее количество рабочих часов в месяц.

При этом в трудовом договоре и/или локальном акте необходимо указать, что сумма, выплачиваемая работнику, включает в себя и компенсацию за использование оборудования, и возмещение затрат на электроэнергию.

Если Работнику оплачивается мобильная связь (возмещаются затраты и/или выдается рабочий номер телефона), то для минимизации обязанностей по оплате интернет-соединения следует в локальном акте и/или трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) предусмотреть, например, обязанность использовать интернет от мобильного телефона.

Пример формулировки условия о размере и порядке возмещения расходов, связанных с использованием оборудования дистанционного работника содержится в:

- в шаблонах трудовых договоров, размещенных в Сервисе – в п. 5.9. (например, п. 5.9. шаблона Трудового договора бессрочного дистанционного на постоянной основе),

- в шаблонах Правил внутреннего трудового распорядка – в п. 7.8. (например, п. 7.8. ПВТР для организации без обособленных подразделений).;

 - в комментариях к указанным пунктам шаблонов. В частности, в комментариях описаны возможные условия и порядок выплаты как компенсации за оборудование, так и возмещения расходов за оборудование, как лучше сформулировать условие о возмещении затрат на электроэнергию, интернет и т.д.

Нужно ли компенсировать затраты дистанционного работника за использование оборудования, если работодатель обеспечил работника оборудованием, необходимым ему для выполнения трудовой функции?

Исходя из ответов работодателям и работникам на сайте «Онлайнинспекция» позиция Роструда по указанному вопросу сводится к тому, что работодатель обязан возмещать дистанционному работнику все затраты, произведенные им при выполнении трудовых обязанностей. Отмечается, что даже если работодатель обеспечил работника оборудованием, работник несет расходы на оплату, в т.ч. электричества, услуг связи, которые работодатель обязан компенсировать. Кроме того, у работника могут возникнуть и другие расходы. Их перечень трудовое законодательство не устанавливает, они должны быть обусловлены дистанционным характером работы.

В данном случае, если работодатель будет придерживаться иной позиции, то может быть нарушено сразу несколько принципов правового регулирования трудовых отношений, установленных ст. 2 ТК РФ, в частности: запрещение дискриминации в сфере труда; обеспечение права каждого работника на справедливые условия труда, равенство прав и возможностей работников (в данном случае имеются в виду работники, осуществляющие трудовую функцию непосредственно на территории работодателя, и дистанционные работники).

Однако при осуществлении указанных выплат работникам у работодателя есть риск спора с налоговыми органами. В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды компенсационных выплат, прямо установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Однако исходя из буквального толкования норм ст.ст. 188 и 312.6 ТК РФ в них устанавливается обязанность работодателя по возмещению расходов только за оборудование, принадлежащее работнику или арендованное работником. Иными словами, нормы ТК РФ о дистанционной работе прямо не устанавливают обязанность работодателя по возмещению расходов, связанных с использованием оборудования, предоставленного работодателем, в связи с чем у налоговых органов могут возникнуть претензии к работодателям об отнесении таких выплат к расходом или неоплате НДФЛ или страховых взносов с таких выплат работникам.

Несмотря на указанное выше мнение, рекомендуем выплачивать компенсацию работникам исходя из принципов трудового законодательства о равенстве прав и возможностей работников и контролировать выход разъяснений Минфина России, который пока высказал позицию только по очевидным вопросам налогообложения компенсационных выплат и расходов работников в отношении их личного или арендованного оборудования (Письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 31 марта 2021 г. N 03-03-06/1/23415).

Облагаются ли суммы компенсаций дистанционным работникам страховыми взносами и учитываются ли в расходах при расчете налога на прибыль?

При ответе на вопрос, облагаются ли суммы компенсаций за использование принадлежащего работнику оборудования страховыми взносами, в Письме Департамента налоговой политики Минфина России от 9 июля 2021 г. N 03-03-06/1/54895 указано, что в соответствии с абз. 10 пп.2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Вместе с тем, согласно ст. 312.6 ТК РФ, компенсация работнику выплачивается работодателем в размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. Поэтому, чтобы суммы компенсации не облагались страховыми взносами, в вышеуказанных документах необходимо зафиксировать размер таких компенсаций (либо порядок расчета/определения такого размера).

Относительно учета сумм компенсаций за использование принадлежащего работнику оборудования и расходов за его использование при расчете налога на прибыль в Письме отмечается, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Соответственно суммы компенсаций за использование принадлежащего работнику оборудования и расходов за его использование должны быть:

• документально подтверждены, то есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях. Подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы. Документы могут только косвенно подтверждать произведенные расходы (например, таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором);
• размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств) для целей трудовой деятельности.

Какие документы необходимы для осуществления выплаты компенсации за использование оборудования, принадлежащего работнику, и расходов за использование указанного оборудования?

В первую очередь, как было указано выше, необходимы документы, устанавливающие порядок и условия указанных выплат: локальный нормативный акт работодателя, трудовой договор, дополнительное соглашение к нему и т.д.

Во-вторых, необходимы документы, подтверждающие:

- приобретение (аренду) оборудования работником, а также фактическое использование имущества в интересах работодателя (акт передачи оборудования работнику от работодателя или соглашение об использовании оборудования работника в интересах работодателя и т.п.);

- несение расходов работником при использовании оборудования в служебных целях.

Какие инструктажи по охране труда необходимо проводить для дистанционных работников?

По данному вопросу Минтрудом были даны следующие разъяснения.¹

Общей нормой трудового законодательства РФ, в частности ст. 225 ТК РФ, устанавливается, что для всех поступающих на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим.

В связи с тем, что регулирование труда дистанционных работников осуществляется специальными нормами главы 49.1 ТК РФ, то в данном случае на дистанционных работников распространяется действие общих норм трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных специальными нормами.

В частности Минтруд разъясняет, что специальными нормами регулирования труда дистанционных работников – ст. 312.7 ТК РФ² - предусматривается, что в целях обеспечения безопасных условий труда и охраны труда указанных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно работодатель должен исполнять следующие обязанности:

- расследовать несчастные случаи и вести их учет в установленном порядке (см. абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

- выполнять предписания надзорных органов (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

- осуществлять обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

- ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (ст. 312.7 ТК РФ).

Иными словами, по мнению специалистов Минтруда России, работодатель обязан ознакомить дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами только в случае их рекомендации или предоставления.

В остальных случаях положения, связанные с проведением инструктажей и обучения по охране труда, на дистанционных работников не распространяются, за исключением случаев, установленных ст. 312.7 ТК РФ.

В частности, отметим, что в настоящее время дополнительные обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, помимо перечисленных в ст. 312.7 ТК РФ, могут быть предусмотрены не только трудовым договором (как установлено старой редакцией ст. 312.3 ТК РФ), но и коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, дополнительным соглашением к трудовому договору.